Постоянная работа. Условия и требования: БИЗНЕС-АССИСТЕНТ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА / ОФИС-МЕНЕДЖЕР График: 5/2, полный рабочий день Варианты: 08:00–17:00 или 09:00–18:00 Заработная плата: 100 000 ? на руки Формат: работа в офисе, непосредственное взаимодействие с заместителем генерального директора. *Основная задача должности* Обеспечение эффективной работы заместителя генерального директора и офиса: организация рабочего дня руководителя, контроль поручений и договорённостей, координация сотрудников и подрядчиков, документооборот, административные и организационные вопросы. *Главный принцип работы:* получить задачу ? разобраться ? организовать ? проконтролировать ? довести до результата ? доложить руководителю. 1. Работа с заместителем генерального директора * ведение и планирование рабочего календаря руководителя; * организация встреч, переговоров, совещаний и видеоконференций; * подготовка руководителя к встречам: информация, документы, материалы, справки; * фиксация поручений и договорённостей; * контроль сроков выполнения поручений; * напоминание ответственным сотрудникам о сроках; * сбор статусов по задачам; * подготовка кратких отчётов для руководителя; * организация документооборота руководителя; * подготовка писем, запросов, таблиц, служебных записок и рабочих материалов; * протоколирование совещаний; * контроль исполнения решений; * оперативное решение организационных вопросов по поручению руководителя; * конфиденциальная работа с информацией. 1. Контроль задач и сотрудников * ведение единого списка поручений и задач; * постановка задач ответственным сотрудникам по указанию руководителя; * контроль дедлайнов; * получение промежуточных результатов; * выявление задач, которые находятся без движения; * выяснение причин задержек; * координация сотрудников между подразделениями; * эскалация руководителю вопросов, требующих его решения; * контроль исполнения договорённостей с подрядчиками и партнёрами. 2. Офис-менеджмент * обеспечение ежедневной работы офиса; * контроль порядка и готовности рабочих зон; * взаимодействие с арендодателем, управляющей компанией и сервисными организациями; * заказ канцелярии, воды, хозяйственных и офисных принадлежностей; * контроль наличия необходимых расходных материалов; * организация ремонта и обслуживания офисной техники; * вызов курьеров, мастеров, технических специалистов; * взаимодействие с клинингом; * организация пропусков для сотрудников и гостей; * бронирование переговорных комнат; * организация приёма посетителей; * координация курьерской доставки и корреспонденции; * контроль административных расходов офиса. 3. Документы и таблицы * подготовка документов по поручению руководителя; * ведение реестров и рабочих таблиц; * работа с Excel / Google Таблицами; * подготовка сводных таблиц; * формирование списков и чек-листов; * систематизация документов; * контроль сроков договоров, оплат, заявок и административных процессов; * подготовка презентаций и информационных материалов; * оформление внутренних инструкций и регламентов. 4. Взаимодействие с контрагентами * поиск необходимой информации и поставщиков; * запрос коммерческих предложений; * сравнение условий, цен и сроков; * организация взаимодействия с подрядчиками; * контроль выполнения заказов; * получение закрывающих документов; * контроль сроков поставок и оказания услуг; * решение текущих организационных вопросов с поставщиками. 5. Организация встреч и мероприятий * организация деловых встреч; * подготовка переговорных комнат; * приглашение участников; * подготовка материалов; * организация кофе-брейков и питания; * бронирование ресторанов, площадок и переговорных; * организация корпоративных и деловых мероприятий; * координация подрядчиков и участников. 6. Travel-поддержка руководителя *По необходимости:* * поиск и бронирование авиабилетов и поездов; * подбор гостиниц; * организация трансферов; * составление программы поездки; * подготовка документов и информации для командировки; * контроль организационных деталей поездки. 7. Аналитическая и информационная поддержка * поиск информации по запросу руководителя; * анализ предложений и коммерческих условий; * подготовка сравнительных таблиц; * мониторинг рынка и поставщиков; * сбор информации для принятия управленческих решений; * подготовка кратких справок и выводов; * структурирование информации и подготовка вариантов решения. 8. Работа с ИИ-инструментами Желательно владение современными ИИ-инструментами для повышения эффективности работы: * подготовка и редактирование деловой переписки; * составление и обработка документов; * структурирование и анализ информации; * подготовка протоколов встреч; * создание таблиц и рабочих материалов; * поиск и систематизация информации; * подготовка презентаций; * автоматизация повторяющихся административных задач; * использование ИИ для ускорения ежедневной работы. 9. Контроль финансово-административных вопросов * контроль счетов и заявок на оплату; * ведение реестра административных расходов; * контроль сроков оплат; * сбор документов от поставщиков; * передача документов в бухгалтерию; * сравнение коммерческих предложений; * контроль бюджета офисных расходов в пределах утверждённых лимитов.