Нужна только консультация, разработать систему мотивации, Необходимо скорректировать систему кассовго учета, учета зарплат и табелей рабочего времени. В штате: 10 человек. Общепит (4 торговые точки). Сформировали для нашего контроллера такое ТЗ, но поняли что наши таблицы несколько недоработаны. Пользуемся гугл-доксами и каждый из управляющих заполняет свои таблицы. Отсутствуют четкие рамки при заполнении отчетов. Необходимо наладить порядок. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ (ТЗ) для специалиста по контролю за Кассовой книгой и кассовой дисциплиной 1. Общие обязанности Специалист осуществляет регулярный перекрестный аудит кассовой дисциплины торговой точки на основе четырех взаимосвязанных реестров в Google Таблицах: «Кассовая книга (Лист месяца)», «График (План/Факт)», «Зл ведомость» и «Расход». Главная цель контроля — исключить финансовые потери, недостачи, кассовые разрывы, некорректные выплаты персоналу и нецелевые расходы. 2. Нормативы кассовой дисциплины Регламент внесения данных: Вся информация на все листы системы учета (выручка, расходы, часы в график) должна вноситься кассирами/управляющими не позднее чем с 3-дневной задержкой от даты фактической операции. Контролер обязан отслеживать актуальность заполнения таблиц. 3. Алгоритм и регламент проверки ЭТАП А. Контроль кассовой книги и операционных расходов Математический баланс дня: Контролер проверяет формулу расчета остатка на конец каждого дня в Кассовой книге: Остаток вчера + Общая выручка сегодня - Всего расходов сегодня - Инкассация = Остаток на конец дня. Консолидация мелких расходов: Сумма всех записей за конкретную дату из листа «расход» должна строго соответствовать итоговой сумме, перенесенной в Кассовую книгу за этот же день (по статьям: продукты, промо, прочее). Методика выборочной проверки чеков (Снижение нагрузки): Проверять 100% чеков на мелкие расходы не требуется. Контролер обязан проводить выборочную проверку первичных документов (чеков, накладных, расписок) в объеме не менее 15% от общего количества транзакций за месяц. Выборка должна быть случайной, но обязательно включать: Любые нетипичные или крупные траты (например, ремонт, закупка инвентаря от 2000 руб.). При обнаружении ошибки в проверенных 15% расходов, объем проверки по этой смене увеличивается до 100%. ЭТАП В. Ежемесячный аудит зарплатного контура Сверка «График ? Ведомость»: На стыке месяцев контролер берет лист «график» (блок «Факт»), сверяет количество часов по каждому сотруднику со столбцом Итого часов на листе «зл ведомость». Данные должны совпадать до минуты. Аудит начислений: Проверяется формула расчета: Часы * Ставка + Премии. Базовые ставки сверяются с утвержденными регламентами. Связь выплат с Кассовой книгой: Все авансы и промежуточные удержания из «зл ведомости» должны отражаться в Кассовой книге в строке «з/п персонал - внеплановая» или «разовые» строго в день выдачи. Финальный расчет (столбец «Остаток к выдаче») должен копейка в копейку совпадать с расходом по строке «з/п персонал - плановая» в день официальной выдачи зарплаты. Контроль переходящего остатка: Входящий остаток кассы на 1-е число нового месяца должен быть равен исходящему остатку на последнее число предыдущего месяца. 4. Критические маркеры (Что считается нарушением) Задержка внесения данных в таблицы со стороны торговой точки более чем на 3 дня. Отсутствие чека или подтверждения на расход, попавший в контролируемую выборку 15%. Расхождение в часах между фактическим табелем («график») и зарплатной ведомостью. Изменение итоговых сумм к выдаче в ведомости вручную, в обход заложенных формул. Отрицательный баланс в кассовой книге на конец любого дня. Пример Кассовой книги.