Создание дашбордов — удалённая работа в Москве

Пожелания и особенности: Я Senior Project Manager в компании. Мне нужно самостоятельно довести до результата два внутренних управленческих проекта. Ниже я дам тебе: 1. два ТЗ; 2. скрины существующих Notion-фреймворков; 3. текущую структуру People Management. Твоя задача — не просто красиво описать процессы, а спроектировать их как реальные рабочие системы в Notion. Проанализируй мои скрины и: 4. сохрани полезные элементы существующей системы; 5. убери дублирование; 6. предложи финальную архитектуру страниц и баз данных; 7. покажи связи между базами; 8. сформируй шаблоны страниц; 9. сформируй views; 10. сформируй календарь регулярных процессов; 11. сформируй workflow от подготовки до встречи и follow-up; 12. отдельно покажи, что должен делать директор; 13. отдельно покажи, что должен делать HR; 14. отдельно покажи, что должна делать я как Senior Project Manager; 15. отдельно покажи, что должен видеть CEO; 16. сформируй инструкции и сообщения для участников. Важно: не создавай систему ради базы данных. Каждый элемент должен отвечать на вопрос: «Как это помогает управлять командой / проектом и уменьшает необходимость ручного контроля?» Если существующая структура конфликтует с ТЗ — предложи конкретное изменение и объясни, зачем оно нужно. Не выдумывай данные о сотрудниках или сроках. Для неизвестных значений используй [заполнить]. В финале дай мне: A. Architecture B. Databases C. Relations D. Views E. Templates F. Workflow G. Management Calendar H. Roles & Responsibilities I. DoD J. Messages / Guides И отдельно отметь: «Что мне нужно сделать руками в Notion» пошагово, с конкретными действиями как для чайника. ТЗ 1. HR + Business Цель проекта Превратить существующий HR + Business framework из таблицы/артефакта в регулярный управленческий процесс, встроенный во встречи HR, директоров и CEO. Система должна позволять в любой момент ответить: • что бизнес ожидает от HR; • какие задачи HR взял; • кто ответственный; • какой статус; • что изменилось с прошлого периода; • какие есть блокеры/риски; • что нужно обсудить с сео; • какие договоренности были приняты; • что должно попасть в следующий статус. Что уже есть Уже создан и второй месяц используется HR + Business framework. Его не нужно создавать заново. Нужно: 17. сохранить текущий артефакт; 18. починить технические моменты; 19. определить регулярный процесс; 20. встроить его во встречи; 21. сделать так, чтобы система работала без ручного контроля с моей стороны. 1. Структура HR + Business Клод должен использовать текущий фреймворк как основу и привести его к структуре: На каждый бизнес-блок: 1. Планы на период • что бизнес ожидает от HR; • какие запросы есть; • какие задачи нужно решить. 2. HR-задачи • задача; • ответственный; • срок; • статус; • следующий шаг; • блокер/риск; • ссылка на артефакт. 3. Статус периода • план; • факт; • что изменилось; • что не сделано; • почему; • что переносится. 4. Решения / договоренности • решение; • кто принимает; • кто делает; • срок. 5. Следующий период • что переносится; • новые задачи; • что нужно решить на встрече. 2. Регулярность процесса Ты должен визуализировать полный цикл: До начала месяца Директор / бизнес-блок Заполняет планы и запросы HR на следующий период. Например: До 25 числа — директор заполняет планы/запросы на следующий месяц. До HR + Business weekly sync HR собирает актуальный статус: • что сделано; • что в работе; • что заблокировано; • какие вопросы требуют решения. Weekly sync На встрече обсуждаются только отклонения и решения, а не весь список задач подряд. Структура встречи: 22. Что изменилось? 23. Что не выполнено? 24. Где есть риск? 25. Где нужен decision? 26. Что должно быть сделано до следующей встречи? После встречи Ответственный фиксирует: • решение; • owner; • deadline; • next step. 3. Интеграция со статусом директора и сео Это критично. Нужно сделать так, чтобы: HR + Business ? статус директора ? статус CEO То есть информация не должна жить отдельно. Например: HR-задача у директора ? статус задачи меняется ? это автоматически становится частью еженедельного статуса директора ? сео видит актуальную картину без отдельного запроса. Клод должен предложить визуальную схему этого процесса. 4. Weekly sync Создать единый шаблон встречи. Название HR + Business Weekly Agenda 1. Changes • что изменилось с прошлой недели? 2. Progress • что закрыто? 3. Risks / Blockers • где проблема? 4. Decisions • что нужно решить? 5. Next steps • кто / что / до какой даты? 5. Сообщение директорам Создать шаблон: Коллеги, с этого периода HR + Business переходим в регулярный weekly sync. На встрече будем коротко проходить: — текущие задачи HR по вашему блоку; — изменения с прошлого статуса; — блокеры и риски; — вопросы, где нужно решение; — следующие шаги. До встречи, пожалуйста, актуализируйте свои задачи и статусы в [ссылка]. На самой встрече не будем проходить весь список — фокус только на изменениях, проблемах и решениях. 6. Definition of Done проекта HR + Business Проект считается завершённым, когда: • существующий framework приведён к финальной структуре; • определена периодичность всех действий; • определены ответственные; • определены дедлайны заполнения; • создан шаблон weekly sync; • HR + Business встроен в регулярные статусы директоров; • после статусов автоматически/регулярно фиксируются решения и follow-up; • все директора работают по одному процессу; • Сео может получить актуальный статус без ручного сбора информации проектным менеджером; • процесс протестирован минимум один полный цикл; • описан гайд «как работает HR + Business»; • понятно, кто и когда актуализирует систему без участия Ани. ТЗ 2. Единый управленческий контур директоров Здесь я бы полностью пересобрала логику, учитывая комментарии руководителей. Главное изменение: ? не «страница на каждого директора» а: Команда / подразделение ? директор ? регулярные управленческие процессы ? проекты ? People Management ? статусы ? CEO То есть единицей управления должна быть команда/отдел, а не человек. Цель проекта Создать единый управленческий контур Astra, в котором сео в одном месте видит по каждой команде: • кто руководитель; • цели; • проекты; • People Management; • регулярные процессы; • текущие статусы; • ближайшие решения; • ссылки на рабочие артефакты. Это не база данных, а рабочий инструмент управления. 1. Главная структура Клод должен визуализировать: ASTRA ? ??? Команды / подразделения ? ? ??? Команда 1 ? ? ??? Руководитель ? ? ??? Q3 Goals ? ? ??? Projects ? ? ??? People Management ? ? ??? Monthly Review ? ? ??? Weekly Status ? ? ??? Quarterly Retro ? ? ? ??? Команда 2 ? ??? Команда 3 ? ??? CEO Dashboard 2. Для каждой команды Создать единый шаблон. Блок 1. Team • название команды; • директор; • участники; • зона ответственности; • ссылка на оргструктуру. Блок 2. Квартальные цели • цель; • owner; • deadline; • status; • progress; • link. Блок 3. Проекты И здесь обязательно учесть комментарий руководителя: Проекты команд — одна из составляющих пространства директоров и команд, по которым должны проходить еженедельные координации. По каждому проекту: • проект; • цель; • PM / owner; • этап; • deadline; • статус; • блокеры; • next step; • ссылка. Блок 4. People Management Не просто список сотрудников. По людям: • сотрудник; • роль; • руководитель; • текущий статус; • цели; • 1:1 / monthly review; • риски; • action items. Блок 5. Ежемесячное ревью • цели месяца; • plan; • fact; • achievements; • problems; • risks; • requests; • next month focus. Блок 6. Weekly Status Это не просто поле «статус». Цель Weekly Status: дать сео актуальную картину по команде и выявить отклонения, риски и решения, которые требуют его участия. На статусе обсуждается: 27. What changed? 28. Progress vs plan 29. Risks / blockers 30. Decisions needed 31. Next steps 3. Календарь процессов Вот это как раз то, что ты правильно почувствовала: нужно добавить даты. Сделать отдельный блок: Management Calendar Процесс Периодичность Кто готовит Deadline подготовки Дата встречи Кто участвует Артефакт Q3 Goals квартал Director XX XX Director + Ivan Goals HR + Business неделя Director / HR XX XX HR + Director Framework Weekly Status неделя Director XX XX Director + Ivan Status Monthly Review месяц Director XX XX Director + Ivan Review People Review месяц Director XX XX Director People Quarterly Retro квартал Director XX XX Director + Ivan Retro Это и есть переход от базы к управленческому контуру. 4. Что должно происходить автоматически по календарю Клод должен заложить логику: Наступает дата подготовки ? Ответственному приходит reminder ? Он обновляет артефакт ? До даты встречи статус готов ? Проводится weekly/monthly sync ? Фиксируются решения ? Owner + deadline ? Следующий цикл 5. Как актуализировать систему Это отдельный обязательный блок. Написать: Правила актуализации Структура • меняется при изменении состава команды / руководителя. Goals • актуализируются при постановке / изменении целей. Projects • обновляются owner'ом проекта. People Management • обновляется руководителем команды. Weekly Status • обновляется перед еженедельным статусом. Monthly Review • обновляется в конце месяца. Management Calendar • поддерживается PM / ответственным за контур. 6. Важное правило по ссылкам Учитывая комментарий руководителя: ? не показывать голые ссылки. Вместо: https://notion.so/.... показывать: Q3 Goals — Development People Management — Development Project Dashboard — Development Monthly Review — August То есть ссылка должна отображаться названием артефакта. 7. Что делать с комментариями Не строить процесс на комментариях. Вместо комментариев использовать: • Decision; • Question; • Blocker; • Action; • Owner; • Deadline. Например: Decision needed: подтвердить структуру команды Owner: Ivan Deadline: 21 Aug 8. CEO Dashboard Верхнеуровневая страница для руководителя. Он должен видеть: All Teams Команда Director Goals Projects People Weekly Status Risks И кликом проваливаться внутрь команды. 9. Weekly coordination На уровне команд: Weekly Team Coordination Каждый директор приходит с: 1. Goals • что планировали; • что сделали. 2. Projects • где прогресс; • где отклонение. 3. People • важные изменения; • риски. 4. Decisions • что нужно от руководителя. 5. Next week • что будет сделано.