Необходим HR интерактивный дашборд в Excel, который заменит ручные отчёты. Должен автоматически обновляться при добавлении новых данных или изменений, обеспечивать наглядную визуализацию ключевых показателей, выборку по разным показателям и периодам. Строить графики. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ на разработку временного Excel-инструмента для учета и аналитики подбора персонала 1. ОСНОВАНИЕ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ В компании отсутствует CRM/ATS для подбора персонала.
На текущий момент учет вакансий и кандидатов ведется в нескольких разрозненных Excel-таблицах, что не позволяет вести элементарный учет подбора и оперативно получать достоверную управленческую аналитику. Текущие ограничения: Данные по вакансиям и кандидатам ведутся в разных таблицах; Отсутствует единая логика учета; Нет единого справочника статусов и причин отказов; Данные частично фиксируются вручную в свободной форме; Сложно собирать отчетность в необходимых объемах за короткий период времени; Невозможно объективно оценивать эффективность рекрутеров и качество найма. В связи с этим требуется разработать временный рабочий контур учета рекрутинга в Excel, который будет использоваться до запуска CRM. 2. ЦЕЛЬ РАЗРАБОТКИ Создать единый Excel-контур, позволяющий: Вести централизованный учет вакансий и кандидатов; Считать ключевые метрики подбора; Формировать ежедневные и еженедельные дашборды для руководства; Оценивать эффективность работы рекрутеров; Отслеживать воронку подбора и основные причины потерь кандидатов; Заложить логику данных, которую в будущем можно будет перенести в CRM. 3. ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ По итогам разработки компания получает единый Excel-файл с: понятной и устойчивой структурой данных; единым реестром вакансий; единым реестром кандидатов; блоком учета качества найма; автоматическими расчетами ключевых показателей; дашбордами для оперативного и еженедельного контроля; сводными таблицами для анализа подбора; контролем ошибок ввода; прохождение соискателями испытательного срока и причин увольнения. 4. 5. ФОРМАТ РЕШЕНИЯ 5.1. Формат - Excel. 5.2. Технический подход Предпочтительно использовать: стандартные Excel-таблицы; выпадающие списки (Data Validation); формулы; условное форматирование; сводные таблицы; защищенные листы и формулы. 5.3. Ограничения Желательно не использовать VBA/макросы в базовой версии решения, чтобы: упростить поддержку; исключить риски по информационной безопасности; снизить зависимость от конкретного разработчика. Использование Power Query допустимо только в случае, если это не усложнит поддержку файла. 6. ПОЛЬЗОВАТЕЛИ КОНТУР УЧЕТА РЕКРУТИНГА В EXCEL Основные пользователи: руководитель функции подбора / HR; рекрутеры; HRD / руководитель подразделения. Дополнительные участники: КДП / кадровое администрирование — для ежемесячной передачи данных по выходу, испытательному сроку и увольнениям. 7. СОСТАВ EXCEL-ФАЙЛА В обязательный контур должны входить следующие листы: 8. ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ СТРУКТУРА ДАННЫХ 8.1. Лист «01_Заявки_и_Вакансии» Одна строка = одна заявка на подбор Обязательные поля: ID вакансии / заявки название вакансии категория персонала локация подразделение заказчик / нанимающий руководитель ответственный рекрутер приоритет вакансии дата открытия заявки плановая дата закрытия план по численности фактически нанято остаток к найму статус вакансии дата фактического закрытия причина закрытия / отмены возраст вакансии срок закрытия признак просрочки комментарий 8.2. Лист «02_Кандидаты_Воронка» Одна строка = один кандидат на одну вакансию Обязательные поля: ID кандидата ID вакансии / заявки ФИО кандидата контактные данные источник кандидата рекрутер дата входа в воронку текущий этап дата текущего этапа дата HR-скрининга дата интервью с заказчиком результат интервью дата направления на СБ результат СБ дата оффера результат оффера дата выхода в штат итоговый результат причина отказа внешний / внутренний кандидат срок нахождения в воронке срок от оффера до выхода комментарий 8.3. Лист «03_Качество_Найма» Одна строка = один вышедший сотрудник Обязательные поля: ID кандидата ID вакансии ФИО рекрутер локация категория персонала подразделение заказчик источник кандидата дата выхода дата окончания испытательного срока результат испытательного срока дата увольнения основание увольнения причина увольнения стаж на дату увольнения уволен в первые 3 месяца уволен в первые 6 месяцев оценка руководителя через 3 месяца комментарий руководителя 9. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ СПРАВОЧНИКИ На отдельном листе должны быть настроены справочники для выпадающих списков. Обязательно: статусы вакансий; этапы кандидатов; итоговые результаты по кандидату; причины отказов; источники кандидатов; приоритеты вакансий; локации; категории персонала; список рекрутеров; результаты интервью с заказчиком; результаты СБ; результаты оффера; результаты испытательного срока; основания увольнения; причины увольнения. 10. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ МЕТРИКИ И РАСЧЕТЫ 10.1. Оперативные метрики Файл должен автоматически рассчитывать: количество открытых вакансий; количество закрытых вакансий; открытый headcount; среднее время закрытия вакансии; количество вакансий в просрочке; количество выходов за неделю / месяц; воронку подбора по основным этапам; процент принятых офферов; срок от оффера до выхода. 10.2. Метрики эффективности рекрутеров Файл должен позволять анализировать по каждому рекрутеру: количество вакансий в работе; количество закрытых вакансий; количество фактических выходов; средний срок закрытия; долю вакансий, закрытых в срок; количество кандидатов, прошедших этапы воронки; процент принятых офферов; процент выхода после оффера. 10.3. Метрики качества найма Файл должен позволять считать: процент прохождения испытательного срока; текучесть в первые 3 и 6 месяцев; соотношение увольнений по инициативе работодателя и по собственному; оценку нанимающего руководителя через 3 месяца; эффективность каналов подбора (по количеству выходов). 11. ДАШБОРДЫ 11.1. Ежедневный дашборд Должен содержать минимальный управленческий набор показателей: открытые вакансии; открытый headcount; закрытые вакансии за день / неделю; просроченные вакансии; выходы сотрудников; ключевые срезы по локациям; ключевые срезы по рекрутерам. 11.2. Еженедельный дашборд Должен содержать: динамику по вакансиям; динамику по выходам; аналитику по рекрутерам; аналитику по локациям; аналитику по источникам кандидатов; аналитику по причинам отказов; воронку подбора. 12. КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ДАННЫХ В системе должен быть предусмотрен отдельный лист автоматической проверки ошибок. Обязательные проверки: вакансия без даты открытия; вакансия закрыта, но нет фактического найма; кандидат без ID вакансии; кандидат в статусе «вышел», но без даты выхода; отказ без указания причины; дата закрытия раньше даты открытия; оффер принят, но кандидат долго не выходит; иные очевидные ошибки целостности данных. 13. ТРЕБОВАНИЯ К УДОБСТВУ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ Необходимо обеспечить: понятную структуру для пользователей без продвинутого уровня Excel; минимально возможный ручной ввод; использование выпадающих списков вместо свободного текста там, где это возможно; защиту формул и справочников от случайного редактирования; цветовую индикацию просроченных вакансий и ошибок заполнения; понятную логику обновления файла рекрутерами. 14. ТРЕБОВАНИЯ К ВНЕДРЕНИЮ В рамках работ требуется: Создать файл с описанной структурой; Настроить справочники; Настроить формулы; Настроить сводные таблицы и дашборды; Перенести активные вакансии и текущих кандидатов из существующих файлов; Проверить корректность расчетов; Передать файл в рабочую эксплуатацию; Подготовить краткую инструкцию для пользователей (на 1 страницу); Провести короткое вводное обучение команды. 15. ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ ОТ ИСПОЛНИТЕЛЯ По итогам выполнения работ должен быть передан: Рабочий Excel-файл; Настроенные справочники и формулы; Настроенные дашборды; Краткая инструкция по использованию; Пояснение логики структуры данных; При необходимости — 2–3 дня поддержки после внедрения на этапе запуска. 16. КРИТЕРИИ ПРИЕМКИ Результат считается принятым, если: все обязательные листы созданы; рекрутер может вносить данные без изменения формул; данные по вакансиям и кандидатам учитываются централизованно; ключевые метрики рассчитываются автоматически; ежедневный и еженедельный дашборды формируются без ручного пересчета; ошибки ввода подсвечиваются; структура файла понятна и пригодна для использования командой в рабочем режиме. 17. ОЦЕНКА ТРУДОЕМКОСТИ Ориентировочная трудоемкость разработки — 5–12 рабочих дней, в зависимости от качества исходных данных и объема переноса информации. Примерная разбивка: проектирование структуры и справочников — 1 день; настройка учетных листов — 1–2 дня; настройка формул и логики расчетов — 1–2 дня; настройка дашбордов и сводных таблиц — 1–2 дня; перенос и тестирование данных — 1–2 дня; инструкция и передача в эксплуатацию — 0,5 дня. 18. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОММЕНТАРИЙ Решение не является альтернативой CRM/ATS и создается как временный управленческий инструмент, обеспечивающий прозрачность и управляемость подбора на переходный период.