С системой будет работать: руководство, логистика, служба персонала, отдел продаж. Всего сотрудников: 7 человек. Пожелания и особенности: ?? Техническое задание CRM-система на базе Битрикс24 для тендерного посредника ? ?? 1. Цель проекта Создать централизованную CRM-систему на базе Битрикс24, которая позволит: • систематизировать работу по поиску и участию в тендерах; • контролировать взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, поставщиками и юридическим отделом; • обеспечить прозрачность цепочки: от регистрации тендера ? до исполнения контракта ? получения прибыли посредником. ? ?? 2. Пользователи и роли в системе Роль Функции и ответственность Руководитель (директор / собственник) Утверждение участия в тендерах, контроль рентабельности, аналитика прибыли Менеджер по тендерам Поиск тендеров, загрузка документации, подготовка заявки Юридический отдел Проверка правоустанавливающих документов, договоров с подрядчиками и заказчиками Отдел снабжения / логистика Подбор поставщиков, получение КП, согласование цен Производственный партнёр / подрядчик Исполнитель по заказу (фиксируется в CRM как контрагент) Финансовый специалист (опционально) Контроль платежей, комиссий, расчётов с подрядчиками ? ?? 3. Основные модули CRM 3.1. Модуль «Реестр тендеров» • Единая база тендеров: новые, в работе, выигранные, проигранные, в исполнении. • Возможность импорта данных с тендерных площадок (zakupki.gov.ru, РТС, Сбер и др.). • Структура карточки тендера: • № закупки, площадка, заказчик • Сумма контракта и маржа посредника • Срок подачи заявки и исполнения • Прикреплённые документы (ТЗ, спецификация, контракт) • Ответственные отделы • Этап согласования (тендер ? договор ? исполнение ? закрытие) ? 3.2. Модуль «Согласование участия» Пошаговый бизнес-процесс: 1. Менеджер создает карточку тендера. 2. Юрист проверяет условия участия (налоги, ответственность, штрафы, опыт, обеспечение). 3. Снабженец подбирает подрядчиков или поставщиков и формирует калькуляцию. 4. Руководитель утверждает участие. 5. Система фиксирует все статусы с уведомлениями в чатах/телеграм. Дополнительно: • Возможность рассчитать маржу посредника автоматически (наценка % или фикс). • Шаблонные маршруты согласования по типу тендера (поставка, производство, услуги). ? 3.3. Модуль «Контрагенты и подрядчики» • База поставщиков и подрядчиков с категориями и рейтингом. • Возможность прикреплять коммерческие предложения, сертификаты, отзывы. • Поле «Надёжность» (автоматически повышается после успешных проектов). • Контроль сроков и качества исполнения подрядчиков. ? 3.4. Модуль «Юридический контроль» • Хранение шаблонов договоров с заказчиками и подрядчиками. • Автоматическое формирование договора по шаблону CRM. • Этап согласования с юристом и руководителем. • Напоминания о сроках подписания, сроках поставки и гарантийных обязательствах. • Возможность прикрепления сканов и электронной подписи. ? 3.5. Модуль «Исполнение контракта» • После выигрыша тендера создаётся карточка проекта: • заказчик, подрядчик, сумма контракта, сроки, этапы поставки; • контроль документов (накладные, акты, счета-фактуры). • Автоматическое создание задач для снабжения, юристов и логистики. • Контроль статусов: выполняется / отгружено / акт подписан / оплата получена. • Расчет чистой прибыли посредника (доход – затраты на подрядчика и логистику). ? ?? 4. Отчёты и аналитика • Отчёт по тендерам: количество поданных, выигранных, проигранных, сумма контрактов. • Финансовая аналитика: прибыль по каждому тендеру, по подрядчику, по менеджеру. • KPI сотрудников: • менеджер — количество выигранных тендеров; • юрист — скорость проверки; • снабженец — экономия и надёжность подрядчиков. • Дашборд руководителя: графики по выручке, прибыли и статусам тендеров. ? ?? 5. Автоматизация и интеграции • Интеграции: • Площадки (zakupki.gov.ru, РТС, Сбер — по API или CSV); • 1С / Excel (для обмена данными о расчётах); • Электронная почта и Телеграм-бот для уведомлений. • Автоматические сценарии: • Уведомление при новом тендере; • Напоминание о дедлайне подачи заявки; • Создание задач после утверждения участия; • Контроль просроченных поставок или неполных актов. ? ?? 6. Права доступа и безопасность Уровень Доступ Руководитель Полный доступ ко всем разделам Менеджер Только тендеры, за которыми закреплён Юрист Только тендеры на стадии согласования Снабжение Только блоки поставщиков и калькуляций Подрядчик Ограниченный внешний доступ (по ссылке или эксель-отчёт) ? ?? 7. Интерфейс и удобство работы • Панель дашборда с текущими тендерами и статусами. • Быстрый поиск по заказчику, тендеру, подрядчику. • Интеграция с Телеграм для уведомлений о событиях. • Мобильное приложение Bitrix24. ? ?? 8. Этапы внедрения Этап Срок Результат Аналитика и проектирование 1–2 недели Карта бизнес-процессов, структура CRM Настройка бизнес-процессов 3 недели Реализация модулей и маршрутов согласования Интеграции и тестирование 2 недели Подключение тендерных площадок и 1С Обучение и запуск 1 неделя Инструкции, ввод в эксплуатацию.