Настройка Битрикс24 — удалённая работа в Москве

С системой будет работать: руководство, маркетинг, отдел продаж, контакт-центр. Всего сотрудников: 5 человек. Пожелания и особенности: ТЕХЗАДАНИЕ ДЛЯ СПЕЦИАЛИСТА ПРОФИ.РУ Наша компания “Богема Тур” занимается организацией туров и индивидуальных экскурсионных поездок. Мы уже подключили телефонию, социальные сети, мессенджеры, рабочую почту. Сотрудники добавлены в Bitrix24, создана первая воронка “Индивидуальные запросы”. Нам нужна донастройка системы так, чтобы: • Все сообщения обрабатывались быстро, без потерь • Все заявки контролировались и не терялись • Были чёткие этапы работы с клиентом • Была вторая воронка по заграничным пакетным турам • Были инструкции и понятный интерфейс для сотрудников • Я как руководитель видел эффективность, скорость реакции, проблемы и точки контроля Важно: наши клиенты часто обращаются сразу в несколько компаний. Мы не имеем права задерживать ответ — всё должно быть оперативно и качественно. 1. Воронка сделок “Индивидуальные запросы” Этапы: 2. Заявка получена 3. Уточнение деталей 4. Подготовка предложения 5. Предложение отправлено 6. Договор / Предоплата 7. Предоплата получена 8. Тур подтверждён 9. Завершено (успешно) 10. Завершено (неуспешно) 11. Воронка “Заграничные пакетные туры” Отдельная воронка для Марии: 12. Новый запрос 13. Подбор тура 14. Отправлено предложение 15. Ожидаем ответа 16. Подтверждение клиента 17. Заключение договора 18. Оплата 19. Завершено (успешно) 20. Завершено (неуспешно) 21. Роботы и автоматизация • Если сделка стоит более 2 часов на этапе “Заявка получена” — задача и уведомление менеджеру • Если в чате не ответили 3 минуты — сообщение в общий чат + задача другому менеджеру • Если клиент не ответил 1 день после предложения — напоминание • Автоматическая задача Ольге и Дмитрию на согласование программы, цены и договора • Перед отправкой договора — подтверждение от руководителя • Автосообщение клиенту за 3 дня до начала тура с финальной программой • Задача после тура — запросить отзыв 4. Карточка сделки • Простой и понятный интерфейс • Блоки: Клиент, Детали тура, Стоимость, Заметки менеджера • Только нужные поля, убраны склады, товары, доставка 5. Контроль и видимость • Я, как руководитель, вижу всё: все сделки, задачи, чаты, историю обработки заявок • Все сотрудники видят все сделки, могут помогать друг другу • Нельзя удалять чужие сделки • Добавить отчёты: кто сколько обработал заявок, среднее время ответа, сделки по каждому менеджеру 6. Юлия (контакт-центр) • Отвечает на звонки, сообщения в чатах и соцсетях • Ей нужен быстрый доступ ко всем перепискам • Если клиенту не отвечено более 3 минут — уведомление в общий чат, подключается другой сотрудник 7. Все сотрудники работают через контакт-центр • В рабочее время (например, с 10:00 до 18:00) все менеджеры, включая Марию, Юлию, Ольгу и Дмитрия, отвечают на звонки и сообщения • После 18:00, когда основные сотрудники уходят, дежурство по чатам и звонкам выполняют Ольга и Дмитрий. Им приходят все входящие обращения, чтобы никто не был потерян • Контакт-центр настраивается так, чтобы учитывать график работы сотрудников и перераспределять обращения 8. Мария • Работает по обеим воронкам • Часто отвлекается, может не реагировать вовремя — добавить систему контроля: если более 1 часа без движения, уведомление директору и задача другому сотруднику 9. Ольга и Дмитрий • Согласовывают программу, стоимость, условия тура, договор • Получают задачи автоматически на этапе “Подготовка предложения” и “Договор” • Также выполняют роль дежурных операторов в нерабочее время 10. Дополнительно • Вкладка “Оплаты”: возможность быстро создать ссылку на оплату, отслеживать статус без сделки • Общий календарь по турам и задачам • Шаблоны писем, документов, договоров • Удобный чат внутри сделки • Возможность ставить задачи без сделки (купить, разместить, отправить и т.д.) 11. Обучение сотрудников • Онлайн-сессия: как вести сделку, где что искать, как отвечать клиенту • PDF-инструкция с примерами: как быстро реагировать, ставить задачи, не забыть ничего • Проверка по чек-листу Нам важно: • Скорость реакции на заявки и сообщения • Наличие контроля — чтобы никто не терял клиента • Чёткое распределение ролей • Простой и понятный интерфейс • Возможность всё отследить в одном месте Сделайте настройку качественно, подробно объясните каждый элемент. Готовы предоставить доступ, шаблоны и помочь при необходимости.