Моделирование бизнес-процессов — работа в Москве

ООО. В штате: 15 человек. Строительство. На данный момент организация растет, сотрудников не хватает, а те, что есть, не знают свой пул обязанностей. Все через кого-то перепрыгивают, адресуют вопросы не туда, не тому. Из-за этого один вопрос может задаться 4-7 раз разным людям, при этом точного ответа нет. Первая проблема – бухгалтерия на аутсорсе, юристы на аутсорсе, ПТО на удаленке. При просьбе составить, прислать отчет, заявку, претензию, договор бухгалтеры либо не знают, либо не отвечают, а юристы либо не имеют времени, и оно появится только через 3-5 дней, либо задача просто забывается (прописанные должностные инструкции, выставление претензии по ГПХ, составление договора занимает обычно 2-4 дня, плюс корректировки еще несколько дней). За координацию задач сейчас отвечает ген дир. Он сам выполняет все: координирует процессы, дает расценки, согласовывает договоры, изучает проект, проверяет объекты, составляет отчеты, дает задачи, взаимодействует с заказчиками и их представителями, согласовывает авансовые отчеты, ведет беседы с подрядчиками. ЭТО ОСНОВНАЯ ПРОБЛЕМА, если он выпадет из цепочки, все процессы остановятся. Проблемы, с которыми я столкнулась: • Нет человека, который бы знал всю взаимосвязь в бизнесе с самого 0!! • Никто не в курсе, какие документы, куда и где находятся. БОЛЬШИНСТВА ПРОСТО НЕТ • Нет финансового анализа, все держится “в голове”. • Нет реестра оплат. • Нет понятия статей расходов. • Нет финансового анализа, анализа проекта • Нет коммуникации между отделами. • На объекте никто не знает, чем необходимо заниматься, какая задача приоритетная (они все срочные). • Нет заключенных договоров с подрядчиками. • Нет порядка сдачи работ подрядчиками (кому сдавать, по какой форме?). • ОГРОМНЫЙ перерасход материалов на объектах, инструментов, возможно, воровство. • Одно и то же заказывается по несколько раз. • Нет четкого графика доставки материалов на объекты, все заказывается по ходу дела, из-за чего происходит беспорядок в материалах. • Текучка кадров: сотрудники уходят из-за неясных обязанностей, перегрузок или отсутствия мотивации. • Нет системы обучения: новые сотрудники не проходят адаптацию, что приводит к ошибкам. От них требуют результатов сразу, без адаптации и внедрения в должность. • Нет системы согласования договоров с заказчиками, не предусмотрены риски. • Проблемы с налогами: из-за отсутствия четкого учета возможны ошибки в налоговой отчетности. • Нет автоматизации рутинных процессов: много времени тратится на ручную работу (например, составление отчетов, договоров). • Нет проверки контрагентов: возможны проблемы с недобросовестными подрядчиками или поставщиками. • Сильный расфокус сотрудников (не многозадачность, а расфокус) из за того, что все задачи срочные, здесь и сейчас, заранее время не закладывается, нет плана задач По сборке обратной связи: • Есть только от подрядчиков. • При запросе обратной связи от собеседований на объекте с потенциальными подрядчиками нет ответственного за это. • Все перенаправляют друг на друга. • Большой расфокус у всех участников: при сборке обратной связи на период работы многие обязанности пока размазываются между участниками из-за нехватки кадров.