Признание права собственности — работа в Тамбове

Предварительная консультация о порядке действий. Собственность: квартира. Владение и пользование имуществом длительное время. Нужна предварительная консультация, чтобы понять, как начать действовать. 31 мая матери, которая проживает в г.Моршанск, позвонили из комитета по управлению муниципальным имуществом и начали спрашивать, какое отношение она имеет к купленной в 1997 по ДДУ квартире в новостройке в Тамбове. Оказалось, что с 2007 года квартира находится в собственности города Тамбова. Никаких уведомлений или запросов ранее мы не получали. До 2009 года в квартире жила сестра с семьёй, а до прошлого месяца - знакомая тёти. Всё это время мы оплачивали коммунальные услуги, платежи приходили на имя матери. Проблема в том, что мать своевременно не получила свидетельство о вступлении в права собственности. И сейчас не можем найти акт сдачи помещения, который она подписывала в 1999 году. Сделали доверенность на меня с матери, собрали документы, какие смогли. Поеду завтра разбираться. Хочу понять, куда стоит обращаться в первую очередь и какие запросы делать. И как вообще действовать в данной ситуации, чтобы вернуть квартиру в семью.